home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / indus / dental1 / manual.pt2 < prev    next >
Text File  |  1991-01-22  |  52KB  |  1,358 lines
  1.  
  2.                                  MASTER MENU
  3.           
  4.           
  5.                The first screen that will come up when you activate
  6.           the  system  contains  a date  that  should  be  current.
  7.           Beside  the date is a 'Y' which is highlighted  with  the
  8.           cursor  flashing underneath it.  If the date is  correct,
  9.           press  the <ENTER> key.  That will automatically call  up
  10.           your  MASTER MENU from which you can choose  the  section
  11.           you want to work in.
  12.           
  13.                The system automatically puts you at the top of  the
  14.           menu  in the (P)atients section, and you can  enter  that
  15.           section by pressing either the <ENTER> key or the  letter
  16.           <P>.
  17.           
  18.                NOTE:  This is the section where most of  your  work
  19.           will  be done in creating patient medical  and  financial
  20.           records.  Information stored here can be flagged for  use
  21.           in the other sections.
  22.           
  23.                If  you want to move to another selection,  you  can
  24.           move  the cursor by pressing the <ARROW> key.  Using  the
  25.           different  arrow keys will move you up or down  the  menu
  26.           until the section you want to work in is highlighted.
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                                    Page 15
  58.  
  59.           
  60.                              (P)atients Sub-Menu
  61.           
  62.           
  63.                NOTE:  This is the section where most of  your  work
  64.           will  be done in creating patient medical  and  financial
  65.           records.  Information stored here can be flagged for  use
  66.           in the other sections.
  67.           
  68.                ENTERING the (P)atient section, will give you a sub-
  69.           menu for all functions you can perform. Again,  selection
  70.           can  be  made by moving the cursor with  the  ARROW  keys
  71.           until  you  are on the section you want to work  in.   To
  72.           enter  that section, press the <ENTER> key or the  letter
  73.           in () preceding the name on the sub-menu.
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.                                    Page 16
  117.  
  118.           
  119.                                  (P)atients
  120.           
  121.                The first time you use this part of the system,  you
  122.           should  enter  the  (P)atients section  first  to  create
  123.           records for that patient.  For later system  use, you can
  124.           enter  the  other options directly and  pull  information
  125.           from the (P)atients section.
  126.           
  127.           
  128.                Entering the first option of the sub-menu will  give
  129.           you  a  the first of three screens used to  capture  your
  130.           patient information. Along with this screen is a sub-menu
  131.           that  allows you to indicate the type of maintenance  you
  132.           wish to perform. If you wish to locate a specific patient
  133.           currently  on  file  but you do not  know  that  patients
  134.           account  number press the 'F2' key.  Pressing the F2  key
  135.           will  call  up  a  mini-screen  with  three  options  for
  136.           searching for this patient:
  137.           
  138.                             (L)ast name
  139.                             (F)irst name
  140.                             (A)ccount/patient ID
  141.           
  142.                You  can 'SEARCH' in any of those  categories.   For
  143.           example,  move  the  cursor with the  <ARROW>  key  until
  144.           you're  on (L)ast name.  Press <ENTER>  and type  in  the
  145.           name.   The  system  will  display  the  file  with   the
  146.           requested  name  at the top of the list.   Press  <ENTER>
  147.           again, and that record will be called up and displayed on
  148.           the screen.
  149.           
  150.           The  sub-menu  options displayed  perform  the  following
  151.           functions:
  152.           
  153.           (I)nquire
  154.           
  155.                (I)nquire  will display information for  a  specific
  156.           patient/account.     If  you want to use this  option  to
  157.           scan information to see if it is correct, press  <ENTER>.
  158.           You  will then get a 'prompt' asking for the  ACCOUNT  #.
  159.           Type in the ACCOUNT # and press <ENTER>.
  160.           
  161.                Pressing  the <ARROW> key will take you through  all
  162.           the records of this 'Patient/Account'.  To return to  the
  163.           PATIENT/ACCOUNT MAINTENANCE (Screen) press <ESC>.
  164.           
  165.                The  first time you're using the system,  you  won't
  166.           have  any data in your files to (I)nquire about,  so  you
  167.           will  move to the second choice (A)dd new, and  begin  to
  168.           develop your patient/account records.
  169.           
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.                                    Page 17
  176.  
  177.           
  178.           (A)dd new
  179.           
  180.                When  you  enter the (A)dd new section,  the  system
  181.           will give you a mini-screen to choose whether you want to
  182.           add a new ACCOUNT or PATIENT record. (Note - You must  be
  183.           already  within  an  account before you  can  select  the
  184.           'PATIENT' add new request. If you select the PATIENT  add
  185.           new request the next available patient number within  the
  186.           current  account will automatically be assigned for  you.
  187.           If  you  select  the ACCOUNT add  new  request  the  next
  188.           available account number will be returned to you. You can
  189.           override  this  with any other unused  number  by  simply
  190.           typing over the returned number.)
  191.           
  192.                Choosing  either the (A)ccount or  (P)atient  option
  193.           will  activate the screens needed for the display  and/or
  194.           entry   of  the  fields  required.  As  you   enter   the
  195.           information,  the cursor moves automatically  from  FIELD
  196.           to  FIELD  and SCREEN to SCREEN.  (A FIELD is  the  space
  197.           designated  for a specific piece of information  such  as
  198.           name,  address  etc.) The information you  enter  in  the
  199.           BILLING  INFORMATION  SCREEN is only  available  for  use
  200.           depending  upon  how  you  process  your  Aged   Accounts
  201.           Receivables  and  Statements. If you process  by  Account
  202.           then  this  screen  information is  only  valid  if  this
  203.           patient is also the account master (patient number '00').
  204.           If  you process your Aged Receivables and  Statements  by
  205.           patient then this screen is valid for all patients.
  206.           
  207.                A.  All  FIELDS  for dates are  set  up  for  double
  208.                digits so all single digit months and days should be
  209.                preceded by a 0.
  210.           
  211.                B. The 'CODE' field is a free-form field for use  if
  212.                you  have  some sort of coding  system  for  patient
  213.                filing.   One use of this field is to  identify  BAD
  214.                DEBT account/patient's. This field is displayed next
  215.                to  the  account/patient  ID. when you  use  the  F2
  216.                search/display/select  function.  If you  don't,  or
  217.                don't  want  to  use it, you  can  skip  this  field
  218.                by  pressing <ENTER>. (Note: You can use  this  code
  219.                field  to sub-group your patients. You can then  use
  220.                the 'Special Recall' report feature to select  these
  221.                patients for letters, labels, and listings.)
  222.           
  223.                C.  The  'SALUT'  field is  provided  to  enter  the
  224.                salutation  you  want to use in recall  letters.  An
  225.                example of this field usage is: Dear Mr. Ed Jones
  226.           
  227.                D.  If you leave a field before you're ready,  press
  228.                the <ARROW> key and it will take you back.
  229.           
  230.                E. If you make a typing error, move the cursor  with
  231.                the  <ARROW> keys to the mistake and press  <DELETE>
  232.                or <BACKSPACE>.  Either one will remove the error.
  233.  
  234.                                    P